Cum să preveniți disputele de inventar între depozitele 3PL și clienții acestora

Depozitele de logistică terță parte (3PL) gestionează adesea inventarul pentru mai mulți clienți sub același acoperiș. Fiecare client poate avea produse diferite, programe de primire, cerințe de comandă, reguli de proprietate asupra stocurilor și așteptări de raportare. Atunci când înregistrările de stoc nu se potrivesc cu stocul fizic, pot apărea dezacorduri cu privire la paleți lipsă, cantități incorecte, mărfuri deteriorate, actualizări întârziate sau mișcări de stoc neînregistrate.

Litigiile privind stocurile pot consuma timp prețios pentru managerii de depozit, echipele de servicii pentru clienți și managerii de cont. Ele pot, de asemenea, să întârzie onorarea comenzilor, să complice facturarea și să slăbească relațiile cu clienții. Prevenirea acestor dispute necesită mai mult decât efectuarea de numărări ocazionale a stocurilor. Un depozit 3PL are nevoie de înregistrări coerente ale tranzacțiilor, responsabilități clare, management fiabil al locației și un proces documentat pentru investigarea diferențelor.

Acest ghid explică modul în care operatorii 3PL pot reduce disputele privind stocurile cu clienții, pot îmbunătăți trasabilitatea stocurilor și pot stabili proceduri mai fiabile de control al stocurilor.

1. Înțelegeți cauzele comune ale litigiilor privind inventarul 3PL

Litigiile de inventar se dezvoltă de obicei atunci când circulația fizică a mărfurilor și înregistrările corespunzătoare nu sunt de acord. Depozitul poate deține produsele corecte, dar înregistrează cantitatea sau locația greșită. Alternativ, sistemul de inventariere poate prezenta bunuri care nu pot fi găsite în timpul unei inspecții fizice.

Cauzele comune includ:

• Primirea discrepanțelor:Cantitatea livrată diferă de comanda de cumpărare, notificarea prealabilă de livrare sau documentele de livrare.
• Mișcări de stoc neînregistrate:Paleții sunt mutați între locații fără ca tranzacția necesară să fie finalizată.
• Erori la alegere:Sunt culese cantități incorecte sau stocul este alocat unei comenzi greșite de client.
• Daune și lipsuri:Bunurile sunt deteriorate, lipsesc sau inutilizabile, dar starea inventarului nu este actualizată.
• Confuzie privind proprietatea clienților:Produsele aparținând diferiților clienți nu sunt identificate clar în evidențele depozitului.
• Actualizări întârziate ale sistemului:Operațiunile fizice sunt finalizate înainte ca evidențele de inventar să fie actualizate.
• Responsabilități operaționale neclare:Depozitul și clientul nu sunt de acord cu privire la cine ar trebui să verifice, să raporteze sau să aprobe o ajustare a stocului.

Identificarea cauzei de bază este importantă. Modificarea în mod repetat a cantităților de stoc fără a investiga procesul care a creat discrepanța poate rezolva temporar o înregistrare, permițând în același timp să se repete aceeași problemă.

2. Stabiliți un proces clar de verificare a primirii

Recepția este unul dintre cele mai importante puncte de control dintr-un depozit 3PL. Dacă cantitatea, identitatea produsului sau starea mărfurilor primite sunt înregistrate incorect, eroarea poate afecta fiecare tranzacție de stoc ulterioară.

La sosirea mărfurilor, personalul din depozit trebuie să urmeze o procedură de verificare consecventă care să corespundă acordului de service și informațiilor disponibile pentru expediere.

O procedură practică de primire ar trebui să includă:

1. Verificați referința expedierii și clientul sau contul căruia îi aparțin bunurile.
2. Comparați produsele primite cu documentele de livrare relevante și cu informațiile de expediere așteptate.
3. Verificați SKU, numărul de paleți, cantitatea și alți identificatori necesari.
4. Verificați deteriorarea vizibilă a ambalajului sau alte excepții conform procedurii de primire.
5. Înregistrați lipsurile, cantitățile în exces, mărfurile neidentificate sau articolele deteriorate înainte de a finaliza tranzacția de primire.
6. Captați dovezi justificative atunci când este necesar, cum ar fi fotografii, documente de livrare semnate sau rapoarte de excepție.
7. Confirmați că înregistrarea de primire a fost introdusă în sistemul de management al depozitului.

De exemplu, dacă un document de livrare listează 24 de paleți, dar numai 23 sunt primiți, discrepanța ar trebui să fie documentată în etapa de primire. Înregistrarea a 24 de paleți fără verificare poate crea o dispută ulterior când clientul solicită inventarul lipsă.

De asemenea, depozitul trebuie să facă distincția între o cantitate confirmată la doc și o cantitate raportată de transportator sau furnizor. Aceste cifre pot fi diferite, iar înregistrările ar trebui să păstreze această distincție acolo unde este necesar.

3. Separați în mod clar inventarul clienților

Într-o instalație 3PL cu mai mulți clienți, proprietatea asupra stocurilor trebuie să rămână clară chiar și atunci când produsele sunt depozitate în aceeași clădire sau în aceeași zonă de depozitare generală.

Separarea clienților poate fi gestionată prin înregistrările sistemului de depozit, etichetele produselor, identificatorii de paleți, codurile de locație sau o combinație a acestor controale. Metoda adecvată depinde de sistemele depozitului, contractele clienților, caracteristicile produsului și procedurile de operare.

Controalele importante includ:

• Atribuiți fiecare înregistrare de inventar contului client corect.
• Folosiți SKU consecvente și reguli de identificare a produsului.
• Mențineți o relație clară între identificatorii de paleți și înregistrările de inventar.
• Definiți dacă sunt permise rândurile de rack partajate sau zonele de depozitare.
• Verificați calitatea de proprietar al clienților înainte de a alege, transfera, consolida sau elibera bunuri.
• Păstrați inventarul restricționat, pus în carantină sau în litigiu care să se distingă de stocul disponibil.

Clienți diferiți pot avea produse similare sau pot folosi coduri diferite pentru bunuri comparabile. Personalul din depozit nu trebuie să presupună că produsele similare vizual sunt interschimbabile. Contul clientului, SKU, detaliile lotului sau lotului, acolo unde este cazul, și starea inventarului trebuie verificate înainte de finalizarea tranzacției.

Pentru mai multe informații despre organizarea stocării fizice, consultați ghidul JINHUI Rack pentruorganizarea de rafturi pentru paleți într-un depozit 3PL cu mai mulți clienți.

4. Înregistrați fiecare mișcare de inventar

Litigiile privind stocurile apar frecvent atunci când mărfurile sunt mutate fizic, dar tranzacția de sistem corespunzătoare lipsește, este întârziată sau este atribuită unei locații greșite.

Un palet se poate muta de la recepție la punerea temporară în scenă, apoi într-o locație de rafturi, mai târziu într-o zonă de picking și, în sfârșit, la punerea în ieșire. Fiecare mișcare ar trebui să urmeze procedura de tranzacție a depozitului, astfel încât istoricul stocurilor să rămână urmăribil.

Pentru fiecare mișcare relevantă, depozitul trebuie să înregistreze:

• Identificatorul produsului sau al paletului.
• Contul de client și SKU.
• Locațiile inițiale și de destinație.
• Cantitatea s-a mutat.
• Data și ora tranzacției, așa cum este acceptată de sistem.
• Operatorul sau procesul responsabil, acolo unde este înregistrat.
• Motivul mișcării, atunci când este necesar.

Spațiile de depozitare temporară necesită o atenție deosebită. Dacă un palet este mutat într-o zonă de preaplin în timpul unei perioade aglomerate, noua locație ar trebui să fie înregistrată mai degrabă decât tratată ca un loc de depozitare informal.

Înregistrările consecvente ale locației ajută, de asemenea, echipele din depozit să investigheze dacă inventarul lipsă a părăsit de fapt instalația sau a fost pur și simplu mutat într-o altă poziție de depozitare.

5. Utilizați managementul locației rack pentru a îmbunătăți trasabilitatea

O înregistrare a inventarului depozitului ar trebui să conecteze produsul la locația sa fizică. A ști că un client are 50 de paleți în total este mai puțin util atunci când depozitul nu poate determina unde sunt depozitați acei paleți.

O structură coerentă de locație a raftului poate include o zonă, un rând, un compartiment și un nivel de stocare. Formatul exact ar trebui să fie compatibil cu structura depozitului și sistemul de gestionare a stocurilor.

De exemplu, un cod de locație, cum ar fi A-03-02-04, ar putea identifica o anumită zonă, rând, golf și nivel, dacă astfel depozitul și-a definit structura de locație. Codul în sine este util doar atunci când este aplicat în mod consecvent și mapat la locația fizică reală.

Practicile utile includ:

• Etichetați locațiile raftului în mod clar și consecvent.
• Mențineți o mapare precisă între pozițiile fizice și înregistrările sistemului.
• Înregistrați rapid schimbările de locație.
• Verificați destinația înainte de a pune deoparte un palet.
• Verificați locația fizică atunci când investigați inventarul lipsă sau deplasat.
• Asigurați-vă că locațiile temporare sunt incluse în procesul de control al stocurilor.

Integrarea sistemului de management al depozitelor poate sprijini și mai mult acest proces prin legarea tranzacțiilor de stocuri la anumite locații de depozitare. Aflați mai multe în articolul lui JINHUI Rack despreintegrarea raftului pentru paleți cu un sistem de management al depozitului.

6. Definiți starea inventarului și regulile de gestionare a excepțiilor

Nu toți paleții prezenti fizic într-un depozit ar trebui tratați ca inventar disponibil. Bunurile pot fi deteriorate, în așteptarea unei inspecții, pot fi supuse reținerii de către client, pot fi alocate unei comenzi sau în așteptarea confirmării dreptului de proprietate.

Dacă aceste stări nu sunt gestionate în mod consecvent, clientul și depozitul pot raporta cantități diferite chiar și atunci când ambele se referă la același stoc fizic.

Un depozit ar trebui să definească stările de inventar utilizate în sistemul său și să explice când se aplică fiecare stare.

Acestea sunt categorii ilustrative. Un operator 3PL ar trebui să utilizeze stări care se potrivesc cu configurația WMS, acordurile cu clienții și cerințele operaționale.

Când se raportează o discrepanță, inventarul afectat trebuie gestionat conform unei proceduri definite. Acest lucru poate implica verificarea locațiilor adiacente, revizuirea tranzacțiilor recente, confirmarea instrucțiunilor clienților și restricționarea mișcărilor ulterioare, acolo unde este necesar.

7. Creați un proces standard de investigare a discrepanțelor în inventar

Atunci când un client raportează inventarul lipsă sau în exces, depozitul ar trebui să urmeze un proces de investigare repetabil în loc să modifice imediat cantitatea sistemului.

Un proces structurat poate include următorii pași.

1. Înregistrați discrepanța:Înregistrați clientul, SKU, cantitatea în cauză, locația raportată și data descoperirii.
2. Verificați stocul fizic:Verificați poziția alocată a raftului, locațiile din apropiere, zonele de depozitare temporară și alte locații aprobate relevante pentru investigație.
3. Examinați istoricul tranzacțiilor:Examinați înregistrările de primire, depozitare, reaprovizionare, ridicare, transfer, returnare și ajustare.
4. Verificați documentele justificative:Examinați înregistrările de livrare, documentele de comandă, fotografiile, rapoartele de excepție și alte dovezi disponibile.
5. Identificați cauza probabilă:Determinați dacă diferența a rezultat dintr-o eroare de primire, o eroare de locație, o omisiune de tranzacție, daune, o problemă de alegere sau o altă cauză.
6. De acord cu următoarea acțiune:Urmați procesul de comunicare și aprobare convenit cu clienții pentru corecții, reclamații sau eliminarea stocurilor.
7. Documentați rezultatul:Înregistrați constatările investigației, ajustările autorizate și acțiunile corective.

De exemplu, dacă WMS afișează cinci paleți, dar numai patru sunt găsiți în poziția de raft alocată, depozitul ar trebui să verifice înregistrările recente ale mișcărilor și alte locații relevante înainte de a concluziona că lipsește un palet.

Ancheta ar trebui să facă distincția între faptele confirmate și explicațiile posibile. Dacă dovezile disponibile nu pot stabili cauza, raportul ar trebui să precizeze că discrepanța rămâne nerezolvată, mai degrabă decât să prezinte o presupunere ca o constatare confirmată.

8. Acordați responsabilități și termene de raportare

Controlul stocurilor este un proces operațional partajat între un furnizor 3PL și clienții săi. Litigiile pot deveni mai dificil de rezolvat atunci când părțile au așteptări diferite cu privire la ceea ce trebuie verificat, ce probe trebuie furnizate sau când trebuie raportată o discrepanță.

Acordurile cu clienții și procedurile de operare ar trebui să clarifice responsabilitățile pentru aspecte precum:

• Furnizarea de informații exacte despre livrare în avans și despre produse.
• Confirmarea SKU, cantitatea și cerințele de manipulare.
• Documentarea lipsurilor, a mărfurilor în exces și a daunelor vizibile la primire.
• Autorizarea ajustărilor de stoc acolo unde este necesar.
• Raportarea discrepanțelor la ridicare, expediere și inventar.
• Furnizarea de dovezi pentru tranzacțiile în litigiu.
• Definirea contactelor de escaladare pentru cazurile nerezolvate.

Termenele de raportare ar trebui să fie convenite în prealabil și să reflecte serviciile furnizate. De exemplu, părțile pot stabili când trebuie raportată o excepție de primire și cât de repede trebuie furnizată o actualizare a investigației.

De asemenea, este util să se stabilească o întâlnire regulată de revizuire pentru discrepanțe recurente. Revizuirea împreună a tiparelor poate ajuta ambele părți să corecteze problemele din amonte, cum ar fi informații inexacte despre expediere sau reguli neclare de identificare a produselor.

9. Utilizați contorizarea ciclului pentru a detecta problemele din timp

Numărarea regulată a ciclului poate identifica diferențele de cantitate și locație înainte ca acestea să devină dispute operaționale mai mari. În loc să aștepte o reclamație a clienților sau un număr complet de stocuri fizice, echipele din depozit verifică SKU-urile, pozițiile raftului sau grupurile de inventar selectate conform unui program planificat.

Frecvența de numărare ar trebui să reflecte riscurile de stoc ale depozitului, volumul tranzacțiilor, valoarea produsului, discrepanțe anterioare și cerințele de funcționare.

În timpul unei numărări, personalul trebuie să verifice identitatea produsului, cantitatea fizică, locația rack-ului și starea relevantă a inventarului. Dacă se descoperă o diferență, depozitul ar trebui să o investigheze înainte de a face o ajustare.

Numărarea ciclului este cea mai utilă atunci când este conectată la un proces de acțiune corectivă. Dacă același tip de discrepanță apare în mod repetat în timpul primirii sau reaprovizionării, depozitul ar trebui să revizuiască acel flux de lucru în loc să se bazeze doar pe numărări mai frecvente.

Pentru mai multe detalii, vezicum să gestionați ciclul de numărare a stocurilor de rafturi de paleți într-un depozit.

10. Mențineți dovezi de încredere pentru revendicările de inventar

Dovezile clare ajută operatorul și clientul 3PL să înțeleagă ce s-a întâmplat și să decidă cu privire la următorul pas adecvat. Cerințele de dovezi ar trebui să fie proporționale cu tranzacția și definite în contractul de servicii sau în procedura de operare.

În funcție de situație, înregistrările utile pot include:

• Livrare documente si primire rapoarte.
• Identificatori de produs, palet sau expediere.
• Tranzacții de inventar marcate în timp.
• Înregistrări ale modificărilor locației rack-urilor.
• Fotografii ale mărfurilor deteriorate sau ale condițiilor de expediere.
• Înregistrări de ridicare, ambalare și expediere.
• Ajustări de inventar aprobate.
• Note de investigație și comunicări cu clienții.

Înregistrările trebuie păstrate în conformitate cu politica de păstrare a documentelor a organizației, acordurile cu clienții și cerințele aplicabile. Accesul la datele de inventar al clienților ar trebui, de asemenea, controlat, astfel încât informațiile sensibile să fie disponibile numai personalului autorizat.

Scopul nu este de a colecta documente fără scop. Este de a păstra suficiente informații fiabile pentru a urmări mișcările de inventar, a verifica excepțiile și a explica cum a fost luată o decizie.

11. Măsurați acuratețea inventarului și tendințele în dispute

Un depozit 3PL poate folosi indicatori operaționali pentru a identifica problemele recurente ale stocurilor și pentru a evalua dacă acțiunile corective sunt eficiente.

Valorile ar trebui interpretate în context. Un număr mare de ajustări, de exemplu, poate indica o slăbiciune a procesului, dar poate reflecta și o mai bună detectare a erorilor neînregistrate anterior. Examinarea cauzelor alături de numere oferă o imagine mai utilă a performanței controlului stocurilor.

12. Greșeli obișnuite care cresc disputele privind stocurile

Actualizarea inventarului fără verificare fizică

Modificarea unei cantități de sistem pur și simplu pentru că diferă de un raport al clientului poate ascunde cauza reală. Verificați stocurile relevante și istoricul tranzacțiilor înainte de a aproba o ajustare.

Lăsarea locațiilor temporare în afara sistemului

Mărfurile plasate în zonele de preaplin, de amenajare sau de inspecție pot deveni dificil de urmărit atunci când locațiile lor nu sunt înregistrate. Locațiile temporare ar trebui incluse în procesul de control al inventarului.

Amestecarea produselor similare fără o identificare clară

Ambalaje similare sau descrieri ale produselor pot duce la greșeli la alegere și primire. Utilizați câmpurile de identificare și etichetele cerute de procedurile de inventariere ale depozitului.

Eșecul înregistrării stocurilor deteriorate sau reținute

Dacă stocul deteriorat sau limitat rămâne înregistrat ca disponibil, clientul se poate aștepta la bunuri care nu pot fi eliberate. Actualizați starea inventarului și documentați excepția conform procesului convenit.

Bazându-se pe comunicarea informală

Este posibil ca explicațiile verbale singure să nu ofere suficiente informații pentru a rezolva ulterior o tranzacție în litigiu. Deciziile, aprobările și constatările importante ar trebui documentate în sistemul sau înregistrarea corespunzătoare.

Corectarea erorilor individuale fără a aborda cauzele lor

Discrepanțele repetate pot indica faptul că o procedură de primire, alegere, transfer sau instruire necesită îmbunătățiri. Examinați modelele recurente și atribuiți acțiuni corective unei persoane sau unei echipe responsabile.

Lista de verificare pentru prevenirea litigiilor de inventar 3PL

Managerii de depozit pot folosi următoarea listă de verificare atunci când examinează procedurile de control al stocurilor cu clienții.

Întrebări frecvente

Ce cauzează disputele de inventar între depozitele 3PL și clienți?

Cauzele obișnuite includ diferențe de cantitate de primire, mișcări de stoc neînregistrate, locații incorecte ale raftului, erori de ridicare, mărfuri deteriorate, deținerea neclară a stocurilor și înregistrările inconsecvente ale stării inventarului.

Cum poate un depozit 3PL să demonstreze că a fost primit inventarul?

Depozitul poate menține înregistrări de primire care identifică expedierea, produsul, cantitatea verificată, data primirii și orice excepții. Documentele justificative și fotografiile pot fi, de asemenea, utile, acolo unde este cazul.

Ce ar trebui să facă un 3PL când inventarul fizic nu se potrivește cu WMS?

Verificați inventarul fizic, examinați locațiile relevante și istoricul tranzacțiilor, examinați documentele justificative și investigați cauza probabilă. Orice ajustare trebuie să urmeze procedurile de autorizare și documentare ale depozitului.

Cum pot depozitele 3PL să împiedice amestecarea stocurilor diferiților clienți?

Utilizați înregistrări clare privind proprietatea clienților, identificatori consecvenți de produs, reguli de locație definite și proceduri de verificare a tranzacțiilor. Zonele de depozitare partajate trebuie utilizate numai acolo unde sistemele depozitului și regulile de funcționare pot menține o identificare fiabilă a stocurilor.

Rafturile pentru paleți afectează prevenirea litigiilor privind stocurile?

Da. Un aspect clar organizat al raftului și o identificare consecventă a locației pot ajuta angajații să găsească produse și să verifice stocul fizic. Cu toate acestea, sunt necesare, de asemenea, înregistrări exacte ale stocurilor și proceduri disciplinate ale tranzacțiilor.

Cât de des ar trebui un depozit 3PL să reconcilieze inventarul cu clienții săi?

Programul adecvat depinde de volumul tranzacțiilor, riscul de stoc, acordurile cu clienții și discrepanțele anterioare. Raportarea regulată și revizuirile programate pot ajuta la identificarea diferențelor din timp, în timp ce numărarea ciclului asigură verificarea fizică continuă.

Concluzie

Prevenirea disputelor privind stocurile dintre depozitele 3PL și clienții acestora necesită o conexiune consecventă între bunurile fizice, locațiile depozitelor, tranzacțiile de sistem și acordurile cu clienții. Recepția precisă, proprietatea clară a stocurilor, mișcările documentate ale stocurilor și un proces structurat de investigare a discrepanțelor contribuie la reducerea incertitudinii.

Operatorii de depozit ar trebui să folosească, de asemenea, numărarea ciclului și revizuirile performanței pentru a identifica problemele recurente înainte ca acestea să afecteze comenzile clienților sau relațiile comerciale. Atunci când apar discrepanțe, dovezi de încredere și responsabilități clar definite facilitează stabilirea a ceea ce s-a întâmplat și convenirea asupra următorilor pași.

Combinând depozitarea organizată a paleților cu evidențele precise ale stocurilor și procedurile de operare consecvente, depozitele 3PL pot îmbunătăți trasabilitatea stocurilor, pot sprijini îndeplinirea mai fiabilă a comenzilor și pot construi relații mai puternice cu clienții.

JINHUI Rack oferă soluții industriale de rafturi pentru paleți pentru diferite cerințe de depozitare. Pentru o configurație adecvată de depozitare, împărtășiți echipa dvs. cu aspectul depozitului, dimensiunile paleților, cerințele de încărcare și nevoile operaționale.

WhatsApp: +86 185 0252 7163

E-mail: info@jhrack.com